Papier do ksero i drukowania to materiał eksploatowany w biurach w dużych ilościach. Nadmierne, często niepotrzebne ich zużycie nie tylko generuje koszty, których można uniknąć, ale także szkodzi środowisku naturalnemu. Jak radzić sobie z tym problemem? Co robić, żeby użytkować papier biurowy racjonalnie? Poznaj 10 sposobów na ograniczenie zużycia papieru w biurze.
Jak oszczędzić papier A4 do drukowania i kserowania?
Żeby ograniczyć zużycie papieru do drukarek, warto wprowadzić w firmie systemy eliminujące konieczność drukowania dokumentów, a także zachęcać pracowników do zachowań wspierających działania proekologiczne.
Można wprowadzić w zespole IT obowiązek monitorowania drukowanych dokumentów – pozwoli to na zidentyfikowanie tych działów, w których zużycie papieru jest największe. Wówczas będzie można zastanowić się nad koniecznymi zmianami właśnie w obszarach zidentyfikowanych jako najbardziej materiałochłonne.
Jeśli problemem jest duża ilość wydruków prywatnych – dobrze jest wprowadzić w firmie znakowanie każdej wydrukowanej strony, np. danymi przedsiębiorstwa.
Jak pracownicy mogą oszczędzać papier do kserowania i drukowania?
Świadomość i chęci pracowników do wprowadzenia oszczędności odgrywają dużą rolę w ograniczeniu zużycia papieru w firmie. Warto pamiętać o takich prostych sposobach jak:
- drukowanie dwustronne;
- drukowanie wielu stron na jednej kartce;
- gromadzenie i powtórne wykorzystanie kartek zadrukowanych jednostronnie;
- drukowanie po uprzednim sprawdzeniu układu wydruku na podglądzie – ograniczy to liczbę – powtórnie drukowanych dokumentów;
- drukowanie wyłącznie niezbędnych dokumentów lub ich fragmentów (np. kiedy z 10 stron umowy faktycznie potrzebna jest jedna);
- dopasowanie formatu kartki do potrzeb (np. kiedy wykonujemy dużo kilkuzdaniowych komentarzy, zaopatrzmy się w małe notesy lub bloczki samoprzylepne zamiast kartek A4).
Elektroniczny obieg dokumentów i współdzielenie zasobów
Sposobem na ograniczenie zużycia papieru do drukowania jest wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązanie takie niesie ze sobą kolejne korzyści: zmniejsza się również zużycie tonerów i wydatki związane z ich zakupem oraz konserwacją i naprawami drukarek. Pierwszym krokiem na drodze do wdrożenia nowych zasad obiegu dokumentów elektronicznych, może być wprowadzenie wymiany faktur wyłącznie w formie plików pomiędzy firmami we współpracy B2B. W wielu przypadkach da się również zastosować tę zasadę do fakturowania dla klientów indywidualnych (np. w sprzedaży wysyłkowej).
Kolejnym sposobem na ograniczenie zużycia papieru w biurach jest współdzielenie zasobów i praca w czasie rzeczywistym wielu osób nad tymi samymi dokumentami. Ma to dodatkowo tę zaletę, że współpracować mogą pracownicy w różnych, nawet bardzo odległych lokalizacjach.
Wprowadzając 10 przedstawionych w tekście sposobów na ograniczenie zużycia papieru w biurze, przy zachowaniu konsekwencji w działaniu oraz zakładając chęć współpracy wszystkich członków zespołu, można znacznie zmniejszyć zakup niezbędnego papieru do kserowania i drukowania. W ten sposób nie tylko ograniczymy koszty pracy, ale także przyczynimy się do dbałości o środowisko naturalne.
